Efficiency
Bij de start van Duo+ is een taakstelling vastgesteld die Duo+ in een aantal jaren diende te realiseren. Uiteindelijk bleek deze taakstelling, mede door de verschillen in "couleur locale" per gemeente en het toenemende aantal maatwerk-aanvragen, niet reëel te zijn. In verband hiermee, maar ook op advies van de Provincie is deze taakstelling uit de begroting van Duo+ gehaald.
In het verlengde hiervan is voor Duo+ een reële begroting opgesteld, gebaseerd op de stand van zaken in 2020. Het is vanzelfsprekend dat Duo+ zich blijft inspannen om inverdieneffecten en efficiencyvoordelen te realiseren. In verband hiermee is een proces afgesproken om te komen tot nadere efficiencyvoorstellen en/of inverdieneffecten. De voordelen hiervan kunnen vallen binnen zowel de gemeentelijke begroting(en) als binnen de begroting van Duo+. Afgesproken is dat Duo+ vanaf 2022 jaarlijks een aantal grotere processen doorlicht, zodat dit ook zonder al te grote tijdsinspanning realiseerbaar is binnen de bestaande capaciteit. Deze doorlichting moet los gezien worden van de accountantscontrole, deze richt zich namelijk uitlsuitend op de rechtmatigheid.
Onderstaand een aantal voorbeelden van de reeds in eerdere jaren behaalde efficiencymaatregelen:
Verlagen van het materiële budget van I&A gedurende vier jaren met € 50K per jaar (oplopend tot structureel € 200K).
Verlaging van het materiële budget van I&A door het project Harmony (€ 274K structureel).
Door gezamenlijk een Chief Information Security Officer en een functionaris gegevensbescherming aan te trekken zijn de kosten voor de gemeenten tot op heden beperkt gebleven. 1,89 fte voor 3 gemeenten (= ruim 0,6 fte per gemeente in plaats van 1 fte). De besparing bedraagt tot op heden ongeveer € 40K per gemeente per jaar.
De groei van de gemeenten, zowel in personele zin als in inwonersomvang heeft tot en met 2020 niet geleid tot een hoger budget voor Duo+. Berekeningen hebben uitgewezen dat op grond van de groei van het aantal inwoners van 2016 tot en met 2018 van de DUO-gemeenten een stijging van het volume van de begroting Duo+ van € 650K gerechtvaardigd was.
Bij de vorming van Duo+ is voor het team Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 0,67 fte ingebracht door de DUO-gemeenten. Door de strengere eisen van de AFM zijn de accountantscontroles geïntensiveerd en bovendien ook complexer geworden. Een uitbreiding van het VIC-team was noodzakelijk. Een groot deel van de formatie van het VIC-team (4 fte) is opgevangen binnen de formatie van het team Financiën. Dit betekent een inverdieneffect van ongeveer € 300K.
Na het vertrek van de programmamanager Slimmer Verbinden is deze (tijdelijke) rol binnen de formatie van Duo+ opgevangen. Het inverdieneffect bedraag ongeveer € 90K per jaar.
Daarnaast zijn nog regelmatig éénmalige extra kosten binnen de begroting van Duo+ opgevangen binnen de vacatureruimte en kapitaallasten. Voorbeelden hiervan zijn de meerkosten van de accountantscontroles van de DUO-gemeenten (€ 60K) en de aanschaf en implementatiekosten van de applicatie Tangelo (P&C-tool) € 90K.
In 2021 zijn eenmalige kosten (€ 400K) die voortvloeien uit de CAO afspraken opgevangen.
Kostenbesparende maatregelen zijn doorgevoerd met betrekking tot het thuiswerken. Hierdoor betalen we nu slechts nog voor diegene die daadwerkelijk ingelogd zijn (zogenaamde.“autoscaling”).
Door Duo+ worden jaarlijks uitgaven gedaan voor de abonnementen/lidmaatschappen van de DUO-gemeenten. In 2021 zijn deze kosten eenmalig opgevangen binnen het programma Bedrijfsvoering.